Go-Direct

Wanneer jouw stichting via een aanbesteding bij Malmberg leermiddelen gaat inkopen, gelden er specifieke contractafspraken. In een aanbestedingscontract staat bijvoorbeeld informatie over kortingsafspraken, hoe er besteld wordt en hoe de facturatie verloopt. Deze contractafspraken verschillen uiteraard per stichting, maar in alle aanbestedingscontracten komen standaardafspraken voor. Op deze pagina lichten we deze standaardafspraken toe en delen we praktische informatie voor aanbestedingsscholen.

Voor meer achtergrondinformatie over het aanbestedingsproces, bezoek dan de pagina over Europees Aanbesteden.

Go-Direct: het verschil tussen ILF en GLF

Wanneer Malmberg een aanbesteding wint, tekent de stichting een contract   
met Malmberg. Dit betekent dat de stichting een directe contract- en   
factuurrelatie heeft met Malmberg. Daarom wordt dit ‘Go-Direct’ genoemd. 

 

Binnen Go-Direct kunnen er voor twee opties gekozen worden:   
1. Rechtstreeks bij Malmberg bestellen;

2. De leermiddelen door een educatieve dienstverlener laten uitleveren. Een educatieve dienstverlener stelt boekenpakketten samen.

Hiervoor worden de termen ILF en GLF gebruikt. 

ILF: intern leermiddelenfonds. De school bestelt de materialen rechtstreeks bij Malmberg en krijgen één bulkbestelling geleverd in de zomer. De school heeft een contract met Malmberg en ontvangt de factuur van Malmberg.   

GLF: gefaciliteerd leermiddelenfonds. De school bestelt de materialen bij een educatieve dienstverlener. Deze partij verzorgt het samenstellen van de boekenpakketten en de uitlevering van de materialen aan de leerlingen. De   
school heeft een contract met Malmberg en ook de factuur wordt door  
Malmberg verstuurd.

7f3aa406-16db-47be-a608-d1d9282c255a_Malmberg_VO_9937_1200x800_resize

Go-Direct catalogus

Elk kalenderjaar wordt naast de normale catalogus ook een Go-Direct catalogus gemaakt. In deze catalogus staan alle methodes die in de aanbesteding opgenomen zijn en dus besteld mogen worden voor aankomend schooljaar. De catalogus houdt geen rekening met de exact gewonnen percelen per aanbesteding.

Wil je de Malmbergboeken hergebruiken? En ben je een school met een intern leermiddelenfonds? Je ziet in de Go-Direct catalogus bij welke methodes en segmenten hergebruik mogelijk is. Meer informatie over hoe hergebruik werkt bij Malmberg, vind je op deze pagina.

Prognoses (ILF)


Voordat ILF- scholen hun bulkbestelling plaatsen, dienen scholen voorafgaand een prognose in. Deze prognose geeft inzicht in de benodigde leermiddelen en kan later nog worden aangepast bij de definitieve bestelling. Het aanleveren van de prognose zorgt ervoor dat het bestelproces gemakkelijker kan verlopen. Een aantal zaken om te onthouden voor de prognoses:

  • Vanaf begin april kan je prognoses indienen.

  • Prognoses kunnen tot uiterlijk 1 mei ingediend worden.

  • Je levert de prognoses aan volgens het onderstaande format. 

  • Download het format

Bulkbestelling (ILF)

ILF- scholen plaatsen hun bestelling rechtstreeks bij Malmberg. Deze bestelling   
kan geplaatst worden vanaf juni en we noemen dit een bulkbestelling. De school krijgt de boeken voor het hele jaar en voor alle jaarlagen in één keer uitgeleverd op een afgesproken leverdatum.


Uiterlijk 6 weken voorafgaand aan de leverdatum moet deze bestelling geupload worden. Het uploaden kan via deze pagina. 


De bulkbestelling moet aangeleverd worden in een vast format, bestaande uit   
een kolom met EANs en een kolom met aantallen.

 

VO_MB_Kids_klas

Jaarkalender


In het jaar zijn er vaste momenten waar de leermiddelencoördinator rekening moet houden. Hieronder vind je in het kort de belangrijkste momenten die in de contractafspraken zijn vastgelegd. De afspraken hieronder zijn specifiek voor ILF- scholen. Voor GLF-scholen zal de EDV informatie hierover verstrekken.  

Belangrijke data voor ILF om te onthouden:  

  • Tussen maart - mei: Leverdatum bulkbestelling doorgeven.

  • Voor 1 mei: Prognose via upload.  

  • Tussen juni - augustus: Bulkbestelling plaatsen via upload. Het indienen van de bulkbestelling moet uiterlijk 6 weken voorafgaand van de leverdag gedaan zijn.  

  • Tussen augustus - september: Nabestellingen

  • Tussen september tot herfstvakantie: Retour indienen. 

Facturatie

 

Scholen die binnen een aanbesteding vallen ontvangen verzamelfacturen. Op de 10e van de maand versturen we een bundeling van alle facturen van de afgelopen 30 dagen. Op deze manier beperken we het volume aan facturen dat de school ontvangt.  

Docentenmaterialen


Docentmateriaal wordt op de reguliere wijze besteld via onze docentenwebshop. Het docentmateriaal dient apart besteld te worden van de bulkbestelling. De kortingspercentages die afgesproken zijn in het aanbestedingscontract worden ook meegenomen in de docentenbestellingen.  

Waar kun je terecht met vragen?