Malmberg introduceert het ‘nieuwe werken’
De behoefte aan hybride werken vormde een belangrijk uitgangspunt voor de verbouwing. ‘De lockdowns hebben de work-life balance enorm veranderd’, merkte algemeen directeur Rimco Spanjer. ‘We hebben dit zorgvuldig onderzocht en vervolgens samen met experts en onze medewerkers tot uitvoering gebracht.’ De nieuwe inrichting op basis van het zogeheten activity-based werken zorgt voor een slimmer ruimtegebruik. Daarbij is ook gedacht aan dochterorganisatie Bureau ICE, kennis- en expertisecentrum voor toetsing en examinering, dat vanuit Culemborg naar Den Bosch verhuist.
Kantoorfunctie verandert
Dat de functie van het kantoor anders werd dan vóór de pandemie stond vast. Rimco: ‘Het nieuwe, hybride en activity-based werken betekent dat medewerkers twee of drie dagen op kantoor zijn en de overige dagen thuiswerken. Op kantoor ontmoeten en inspireren we elkaar.’ Om de terugkeer zo aantrekkelijk mogelijk te maken, zijn de ruimtes ingericht op basis van de wensen van de medewerkers. ‘We zijn ons ervan bewust dat de werkzaamheden per persoon en per moment van de dag verschillen. Het kantoor is daarom ingericht op flexibel gebruik van de werkplekken en om samenwerking binnen en tussen de afdelingen te faciliteren.’
“De meerwaarde van een organisatie zit ‘m in de menselijke interactie.”
– Rimco Spanjer, algemeen directeur Malmberg
Menselijke interactie
Rimco is zelf voorstander van regelmatig naar kantoor gaan. ‘De thuiswerker blijft, dat zie je overal in de wereld en biedt ook voordelen op het gebied van efficiëntie. Maar op Teams zie je steeds dezelfde mensen en is er weinig ruimte voor spontane ontmoetingen of een praatje voor of na een vergadering. Terwijl daaruit vaak de beste ideeën ontstaan. Dat contact is niet te vergelijken met een thuiswerkdag.’ Hij wil daarom dat de nieuwe inrichting het weer aantrekkelijk maakt voor medewerkers om naar kantoor te komen en elkaar te ontmoeten. ‘Dat is essentieel, want de meerwaarde van een organisatie zit ‘m in de menselijke interactie.'
Wensen medewerkers opgehaald
Voorafgaand aan het ontwerp- en bouwproces bracht vastgoedadviseur Savills de wensen van de medewerkers van Malmberg en Bureau ICE in kaart. ‘We vinden het belangrijk dat medewerkers zich prettig voelen’, benadrukt commercieel directeur Martijn Standaart. ‘Om zo goed mogelijk naar hun wensen te luisteren, hebben we het onderzoek uitbesteed aan Savills, dat daarin is gespecialiseerd. Zij hebben dit ook gedaan voor de Spaanse onderwijsuitgeverij Santillana, eveneens onderdeel van Sanoma Learning. Naast een online survey voerde Savills kwantitatieve en kwalitatieve analyses uit op basis van interne interviews: hoeveel mensen willen er op kantoor werken, voor hoeveel dagen en wat hebben ze nodig om hun werk goed te doen?’
Meer variatie in werkplekken
Op basis van die analyses is een flexibel werkplekconcept ontworpen, dat activity-based werken mogelijk maakt, met meer variatie in de werkplekken. Martijn: ‘Het grote verschil is dat je niet de hele dag dezelfde plek hebt. Afhankelijk van je werkzaamheden kies je de ruimte die daarop is ingericht.’ Dat vraagt om aanpassingen op alle niveaus: op ruimtelijk gebied, maar ook in het gedrag en gebruik. ‘Best een investering voor zowel Malmberg als de gebruikers van het pand, maar met als opbrengst meer interactie en een gezonde balans tussen thuis en op kantoor werken.’
“Hoe verder je de afdeling op loopt, hoe rustiger het wordt.”
– Gaby Gelderboom, projectmanager Drees & Sommer
Van reuring naar rust
Projectontwikkelaar Drees & Sommer vertaalde de werkplekbehoeften samen met de architect naar een ruimtelijk ontwerp. ‘Iedere etage is van reuring naar rust ontworpen’, beschrijft projectmanager Gaby Gelderblom. ‘Hoe verder je de afdeling op loopt, hoe rustiger het wordt. Dat zie je terug in het kleur- en materiaalgebruik en de indeling: je begint op de ontmoetingsplek, die is speels en kleurrijk ingericht met een koffiebar, zitjes, brainstormplekken en een industriële betonnen vloer. Daarna kom je bij de samenwerkruimtes voor stand-ups en meetings, en vervolgens bij de open werkplekken met blokken van vier tot zes bureaus. Helemaal achterin bevinden zich een- en tweepersoonsfocusplekken en telefooncellen, afgewerkt met donkere, neutrale kleuren en geluiddempende vloerbedekking.’
Hergebruik meubels en materiaal
Bij de verbouwing was er veel aandacht voor duurzaamheid. Gaby: ‘De halvering van de kantoorruimte bespaart al veel energie. Daarnaast is alle verlichting vervangen door ledlampen en kreeg kantoormeubilair dat niet meer voldeed een tweede leven bij lokale ondernemers en medewerkers thuis.’ Veel materiaal werd hergebruikt in de verbouwing, zoals deuren en kozijnen, en het nieuwe meubilair is grotendeels tweedehands. De in hoogte verstelbare zit-stabureaus, de twee beeldschermen per werkplek en de vereenvoudigde vergaderapparatuur zijn wel nieuw, om aan de wensen van medewerkers en de moderne eisen te voldoen.
“Je kunt nu per moment bepalen wat de beste werkomgeving voor je is.”
– Veerle van Doorn, communicatieadviseur Malmberg
Housing ambassadeurs
Om de medewerkers bij de bouw en projectontwikkeling te betrekken, werd een multidisciplinaire groep van zogeheten housing ambassadors samengesteld. Zij vertegenwoordigden hun collega’s als denktank voor beslissingen over de inrichting en anderzijds als vraagbaak. ‘Veel vragen gingen over hoe we straks met meer mensen op minder vierkante meters gaan werken,’ vertelt ambassadeur en realisatiecoördinator Danielle van de Meerakker. ‘En wat je met je spullen doet als je niet de hele dag op dezelfde plek werkt. Daar gingen we over in gesprek, om de zorgen zoveel mogelijk weg te nemen en oplossingen te zoeken.’
Meedenken over aankleding en inrichting
Daarnaast dachten de ambassadeurs mee over de aankleding en inrichting van het pand: van de wandafwerking en audiovisuele apparatuur tot koffiezetapparaten, watertappunten en geluidsdichte telefooncellen. ‘We bezochten verschillende leveranciers om de faciliteiten te testen en de juiste keuzes te maken.’ In nieuwsbrieven werden collega’s op de hoogte gehouden, met onder meer de bouwplanning en sneakpeeks van de ontwerpen.
Optimale manier van werken
Communicatieadviseur Veerle van Doorn verwacht dat het vernieuwde kantoor zorgt voor een optimale manier van werken, een gezonde dynamiek op de werkvloer en een goede afwisseling van concentreren en verbinden. ‘Je kunt per moment bepalen wat de beste werkomgeving voor je is. Eerst heb je de keus tussen thuis of kantoor. Als je kiest voor kantoor, heb je veel mogelijkheden om je werkplek aan te passen aan wat je nodig hebt. De flexibele faciliteiten zorgen voor meer beweging tijdens de werkdag en helpen je om je werk beter uit te voeren. En ze voorkomen dat het een kantoortuin wordt waar iedereen met een koptelefoon op tegen een laptop zit te praten.’
“Zo haal je het beste uit je kantoordag.”
– Veerle van Doorn, communicatieadviseur Malmberg
Werkplek reserveren in app
Omdat het kantoor ruimte biedt voor de helft van alle medewerkers van Malmberg en Bureau ICE, is het handig om vooraf een werkplek te reserveren. ‘In samenwerking met Spaceti en Ysmart hebben we een app ontwikkeld waarmee je een werkplek of ruimte reserveert. Je weet dan zeker dat je een bureau of vergaderruimte hebt op het moment dat je die nodig hebt, en niet op zoek hoeft naar een plekje’, legt Veerle uit. ‘Ook daarbij kies je je ruimte op basis van wat je die dag gaat doen en met wie. Zo haal je het beste uit je kantoordag.’
Driedaagse opening
In een driedaagse opening vanaf maandag 31 oktober krijgen alle medewerkers een rondleiding door het nieuwe kantoor en uitleg over de faciliteiten. ‘Per dag zijn zo’n 150 medewerkers uitgenodigd’, licht Veerle toe. ‘Door de opening te spreiden, kunnen we samen met de leveranciers onze collega’s zo goed en volledig mogelijk informeren over de nieuwe faciliteiten.’ Om meteen de fysieke samenwerking aan te moedigen, wordt de rondleiding afgewisseld met leuke, verbindende activiteiten. Rimco sluit af: ‘Met het nieuwe kantoor hopen we een aantrekkelijke werkplek te bieden, zodat iedereen graag die twee of drie dagen in de week terugkomt om samen verder te bouwen aan het onderwijs van vandaag en morgen.’
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Marie-Louise Lauwen marie-louise.lauwen@malmberg.nl