Europees aanbesteden bij Malmberg
Scholen zijn als semi-overheidsinstanties bij de aankoop van leermiddelen gebonden aan de Europese aanbestedingsprocedure. Dit is een ingewikkelde procedure waar je als school voldoende voorbereidingstijd en doorlooptijd voor moet reserveren. Malmberg adviseert bij het maken van een offerte aanvraag die hoort bij deze procedure.
Wat de aanbestedingsplicht precies inhoudt én hoe Malmberg scholen ondersteunt bij de aanbestedingsprocedure, leggen we je graag uit.
De aanbestedingsplicht op scholen
Als je namens een school bij Malmberg of een andere uitgeverij nieuwe leermiddelen wilt inkopen, moet je een aantal stappen volgen: de aanbestedingsprocedure. Dit komt omdat scholen semi-overheidsinstanties zijn en daarom aanbestedingsplichtig. Als één van de grootste uitgevers van schoolboeken in het voortgezet onderwijs, heeft ook Malmberg met deze procedure te maken.
De aanbestedingsplicht is niet nieuw, maar door de Wet op Gratis Schoolboeken (2009) geldt dit ook voor scholen. Sinds die tijd kopen scholen namelijk zelf hun schoolboeken in. Voor het ingaan van de wet kochten ouders de schoolboeken zelf. Het idee achter de aanbestedingsprocedure is om alle aanbieders van leermiddelen een gelijke kans te geven en prijsconcurrentie te stimuleren.
Hoe helpt Malmberg?
Malmberg adviseert scholen bij het kiezen voor de juiste aanbestedingsvorm en vervolgens bij het opzetten van een offerte aanvraag, een van de onderdelen van de aanbesteding van leermiddelen. Daarnaast is Malmberg behulpzaam bij de informatie voorziening over het gebruik van digitale leermiddelen binnen de school. Ook adviseert Malmberg bij de start van een aanbestedingsprocedure over welke lesmethoden voor een bepaalde aanbesteding te gebrujiken zijn. Wordt er per lesmethode aanbesteed, dan heeft Malmberg daarvoor alles in huis.
Stap voor stap Europees aanbesteden
Elke aanbestedingsprocedure volgt dezelfde stappen. De Europese procedure heeft strenge regels, een vaste planning en vastgestelde termijnen voor elke stap.
1. Een (Europese aanbesteding starten
De aanbestedingsprocedure begint zodra je op school nieuwe leermiddelen nodig hebt.
De eerste stap in de procedure is het plaatsen van een aanbestedingsopdracht op het TenderNed platform. TenderNed is de digitale marktplaats voor overheidsinstanties. Hier zien aanbieders wat (semi-)overheidsinstanties willen kopen en kunnen ze reageren op een aanbestedingsopdracht.
Je kan namens de school een aanbestedingsopdracht voor een LiFo (licentie-folio) lesmethode uitzetten, bijvoorbeeld Biologie voor Jou van Malmberg. LiFo-methodes zijn digitaal (licentie) en vanuit lesboeken (folio).
2. Aanbieders schrijven zich in
Aanbieders van een LiFo lesmethode, zoals Malmberg, schrijven zich via TenderNed in op jouw opdracht. Dit gebeurt door alle documenten van de offerteaanvraag bij je op te vragen.
3. Vragen stellen en offerte indienen
De schoolboekhandelaren en -uitgeverijen mogen je vragen stellen over de aanbesteding en de offerte. Daarna stellen ze een offerte op en dienen die bij je in. Malmberg heeft een LiFo lesmethode. Als we ook aan de rest van de aanvraag kunnen voldoen, dienen we de offerte in.
4. Het gunningsproces
Dan volgt er een selectie op basis van de offertes. De school kijkt naar de prijs, kwaliteit en levering van de leermiddelen. Samen met je collega’s bekijk je welke offerte het beste past bij de opdracht.
5. Een voorlopige gunning doen
De school maakt een beslissing en kiest voor Malmberg. Wij krijgen een voorlopige gunning. De gunning is voorlopig, omdat aanbieders die niet gekozen zijn nog in beroep mogen gaan.
6. Een definitieve gunning
De gunning is definitief als er na 3 weken geen andere aanbieder in beroep is gegaan.
7. Opstellen overeenkomst
De school stelt met Malmberg een overeenkomst op. Hier staan alle afspraken in: hoe ziet het pakket eruit? Hoelang loopt het contract? Hoe en wanneer wordt het materiaal geleverd?
Wil je binnen de contractduur met een andere aanbieder overstappen op een lesmethode van Malmberg? Dan kun je gebruikmaken van de gratis overstapservice van Malmberg. Ook dit komt in de overeenkomst te staan.
8. Overeenkomst tekenen en levering
De overeenkomst wordt getekend en Malmberg levert de leermiddelen aan de school.
Zelf aanbesteden of via een aanbestedende dienst?
Een overeenkomst voor het kopen van leermiddelen duurt meestal vier jaar. Dit betekent dat de aanbestedingsprocedure elke vier jaar opnieuw doorlopen wordt. Hoe en via welke partij deze aanbestedingen gedaan worden, kan verschillen. Je kan je als school aansluiten bij een organisatie, zoals SIVON. Dan doet SIVON de aanbesteding namens alle aanbestedende scholen. Maar je kunt de aanbesteding ook zelfstandig met ondersteuning van bijvoorbeeld Inkada of Het Onderwijskantoor doen. Zorg dan wel dat je daarvoor voldoende ervaring en juridische kennis in huis hebt.
Jouw accountmanager
Heb je vragen over het aanbesteden van de leermiddelen bij jou op school? Neem dan contact op met je accountmanager.